デジタル環境が進化を続ける中、新しいツールの導入やセキュリティ対策は欠かせません。情報システムを管理する仕事は、企業活動を支える重要な役割です。ニシヤマの情報システムグループでは、常に最新の情報を集め、最適なツールやシステムを模索しています。

彼らの仕事は会社の中で「何も起こらないようにすること」。社員みんなが安心して働くためには、どのようなことが大切なのか。グループマネージャー・阿部さんと、主事・番場さんの話からひも解きます。

管理本部　情報システムグループ　マネージャー　阿部　徹

管理本部　情報システムグループ　主事　番場　智宏

情報を欠かさずアップデートして臨む日々の業務

情報システムグループは、日々どのような業務を行っているのでしょうか？

阿部　情報システムグループの業務は、ハード面とソフト面の2種類に分かれます。ハード面では、社員の皆さまが使うパソコン、社用携帯、プリンター、ネットワークなど全社のIT機器の管理と、それに伴った日々の問い合わせ対応を行っています。

番場　ソフト面の業務は、社内ソフトの要件定義やRPAのメンテナンスなど、多岐にわたります。社員の皆さんが使っているシステムが、問題なく動くように日々メンテナンスやセキュリティ対策を含めた運用を行っています。社員から依頼が来て、システムの中で使っているデータの抽出といった細かな要望に応えることも頻繁にありますね。

近年、急激に進化しているデジタル技術の情報をどのようにキャッチしているのでしょうか？

阿部　企業が新しい製品を紹介する展示会で、情報を得ることがあります。東京ビッグサイトでよく開催されています。見たいブースを決めてから訪問するのではなく、いまは何がトレンドなのかを押さえるために行くことが多いですね。継続して使えるかを重視して、どのツールを導入するかを見極めています。

展示会のブースをまわって名刺交換をすると、後日連絡が来ることがあります。何気なく名刺交換した企業が、すごく便利なツールを扱っていることがあります。そのときはご縁がなくても、数年後に別のサービスをスタートさせていることもあります。展示会が終わっても、時間が経ってから展示会でのやりとりが活かされることがあるので、人脈も含めた情報を得られるように日々努力しています。

番場　新しく導入したシステムを安全に使えるように、日々知識をアップデートすることも欠かせません。ウェブからの情報は頻繁に仕入れるようにしています。

例えば、セキュリティ事故の事例を載せているサイトがあり、毎日確認していますね。また、普段利用しているクラウドサービスでは、ログイン時に障害や機能低下の情報が自動で表示されるので、その内容も必ず確認するようにしています。それに、ニシヤマで導入しているITサービスや製品の企業様から、新しいサービスのご紹介とあわせて情報もいただくことがあります。

阿部　さまざまな情報を集めて、ニシヤマに一番合うものを企画検討します。それから導入を決めて試験運用。全社員が使う想定でイメージをしながら、業務効率が上がることを目指して導入します。そうして日々の当たり前の業務の中で、着実に会社の中の環境が良くなっていることを実感することが、やりがいにつながっています。

スピード感をもって取り組んだテレワーク環境整備

次に新型コロナ禍では、全社のテレワーク体制を迅速に構築されたとお伺いしました。具体的にどのようなことを行ったのでしょうか？

番場　営業の方が会社の外でパソコンや社内システムを安全に使う仕組みは、新型コロナ禍以前からできあがっていました。しかし、新型コロナ禍で全社員がテレワークをしなければならなくなったんです。既にあった仕組みをニシヤマの全社員が使えるようにすることから始めました。

阿部　当時社員の3分の1は、デスクトップパソコンを使用しており、家で仕事ができない状況でした。全社員がノートパソコンで仕事をできるように用意しなければいけません。

番場　各社がノートパソコンを欲しがっている時期だったので、数を集めるのがすごく大変でした。なんとかある程度の数を集めましたが、それでも足りません。そこで、会社の中にあるタブレット、iPadも活用して対応しました。

阿部　緊急事態宣言で、多くの社員が出社できなくなる期限がもうそこまで迫っていました。かなりスピーディーな対応を迫られましたね。

番場　次に、テレワークの方法を社員全員に周知する必要がありました。いかに迅速に全社に伝えるか、試行錯誤したことを覚えています。情報システムグループが問い合わせ窓口となり、困ったときはすぐにリモートで対応できる形をとりました。最初はトラブルがたくさん発生しましたが、一つひとつ丁寧に対応していくことで、特に大きな問題もなく、進めていくことができました。

阿部　バタバタはしたんですけど、なんとかなりましたね。ありがたいことに、毎年行われている社内表彰にて、2021年に表彰されました。普段は厳しい役員が「情シスはよくやってくれた」と労ってくださったのが、本当に心に響きましたね。

新型コロナ禍での経験から得たこと、そして今の業務に活かされていることはありますか？

番場　新型コロナ禍とは関係なく、将来的に会社の外でパソコンを使うことは増えてくると予想していました。これを小さな規模で想定していたら、いきなり全社員対応は難しかったと思います。

阿部　何かが起こってからではなく、将来を想定して業務を行う。日々の業務の中で先を想定して準備していたものが、新型コロナ禍での対応でぴったり適合しただけだと思います。

セキュリティ対策と社員の快適さを両立する

セキュリティ対策は具体的にどのようなことを行っていますか？

番場　ニシヤマは、新しいセキュリティ対策を進めています。デバイス認証といった認証システムも導入を始めており、ユーザーや端末の信頼性を確認する仕組みを整えています。

阿部　いくつかのパスワードは、社員に教えないようにしています。パスワードに限らず、セキュリティ上漏洩させたくない情報は、なるべく利用者に教えないような形をとっています。社員にも情シスにも、多少手間が増えることになるかもしれませんが、今でもセキュリティ事故が起きていない一つの要因なのではないかと思います。

導入したシステムのセキュリティと社員の使いやすさの兼ね合いが難しいときに、どういったことを大切にしていますか？

番場　セキュリティは厳しくすればするほど、社員の使い勝手は悪くなります。バランスをとるために、まず社員の話をよく聞くようにしています。そうすると、情報システムグループとしては、断らなければならない場合が多くあります。

でもそういった場合も、頭ごなしに門前払いすることはしません。社のルールに照らし合わせて、妥協点を探し、場合によっては例外的な措置を取るようなことも検討します。不便にならないようにしながら、最大限セキュリティを上げていく。日々阿部マネージャーと知恵を絞り、なるべく要求に応えられるよう、日々動いています。

阿部　業務の中に無駄なことはないか。ツールで単純に問題を解決するのではなく、すべてを見直して業務改善につなげるようにしています。情報システムグループでは、業務の自動化を進めるためにRPA （定型的なパソコン操作を自動化する技術）の開発を行っており、現在では各事業部で1個ずつRPAを動かしている状況です。どんどん広がって、業務上での困りごとの自動化を試みようとする動きにつながっていっています。

また、情報システムグループだけで課題を解決するのではなく、管理本部と協力しながら、業務全体を見直して最適なシステムの提供を進めているところです。

DXや生成AIが発展している現代に、情報システムグループとしてどういった未来を描いていますか？

番場　今後AIの使用は今後避けて通れない道だと思うので、導入をしていくことを検討しています。ただ、現時点では情報漏洩などのリスクからを危惧して、AIの使用は禁止しています。何も整備をせずに使用許可を出すと、人によって使用方法にばらつきが出てしまう。ツールを入れた以上は全員にメリットがあるように、さまざまな方向から導入していこうと思っています。

阿部　新型コロナのときと同じように、変化についていかなければ、ニシヤマは力を発揮できないと思います。常に新しいものを理解し、取り入れていく姿勢が大切です。情報システムグループも、凝り固まっていてはダメですよね。情報システムグループの若い世代が私たちを刺激してくれているので、上司の立場からも刺激的なグループにしていかなければならないと思っています。