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施設やオフィス、現場などで扱う鍵の本数が多いと管理は煩雑になりがちです。人の手による管理には限界がありますので、より効率的で安心な管理を実現する場合には「鍵管理システム」の活用がおすすめです。
今回の記事では「鍵管理システム」に焦点を当て、活用するメリットや、選ぶ際のポイントを解説し、弊社で扱っているおすすめ製品を紹介します。
鍵管理システムについて知りたい方や、導入を検討されている企業や団体、施設のご担当者様はぜひご覧ください。
鍵管理システムとは？
施設や設備で使用される鍵を一元的に管理し、誰が・いつ・どの鍵を使用したかを可視化・記録できる仕組みのことを指します。従来の台帳管理や人手による運用では、「鍵の所在が分からなくなる」「誰が使用しているのかを把握できない」「返却漏れや紛失に気付きにくい」といった課題が生じがちです。また、担当者による属人的な管理になりやすく、引き継ぎや人員変更のたびに管理が煩雑になるケースも少なくありません。そうした課題を解消する手段として、鍵管理システムが注目されています。
専用の機器やソフトウェアを用いて鍵の保管・貸出・返却を管理するのが一般的で、システムによっては、利用者ごとの権限設定や履歴管理、持ち出し制限などが可能です。鍵管理業務の効率化とセキュリティ強化を両立できる手段として、様々な現場で導入が進められています。
活用するメリット
鍵の紛失・盗難リスクの低減
鍵の保管場所や利用履歴を一元管理できるため、紛失や盗難のリスクを抑えられます。万が一トラブルが発生した場合でも、履歴をもとに状況の確認が可能です。所在が明確になることで、不要な再発行や管理コストの削減にもつながります。
利用履歴の可視化によるセキュリティ強化
誰が・いつ・どの鍵を使用したかを記録でき、不正利用の抑止につながります。セキュリティ意識の向上にも効果的で、責任の所在が明確になることで、抑止力としても機能します。
管理業務の効率化・省人化
貸出・返却の手作業管理が不要になり、担当者の負担が軽減され、人的ミスの防止や業務効率の向上にも寄与します。複数拠点や多人数が利用する現場でも効率的な運用が可能です。
コンプライアンス・内部統制の強化
管理記録を残せることで、監査対応やトラブル時の検証が容易になり、内部統制の強化にもつながります。企業としての管理体制の透明性向上にも寄与します。
主な導入場所
オフィス・事務所
入退室管理や会議室、重要書類保管庫の鍵管理などに活用されており、情報漏えいや鍵紛失のリスク低減に役立ちます。
工場・倉庫
設備室や制御盤、倉庫扉など多くの鍵を扱う現場で導入されており、作業者ごとの利用制限や履歴管理による安全管理の強化が可能です。
商業施設・店舗
バックヤードや金庫、共用スペースの鍵管理に利用されており、スタッフの入れ替わりが多い環境でも安全かつ効率的な運用が行えます。
病院・福祉施設
薬品庫や管理エリアなど、厳重な管理が求められる場所で採用されており、セキュリティと業務効率の両立に寄与します。
ホテル・公共施設
多くの利用者や職員が出入りする施設において、鍵管理の標準化とトラブル防止を目的に導入されています。
鍵管理システムを選ぶ際のポイント
鍵管理システムを導入する際は、まず自社や施設の運用実態に合っているかを見極めることが重要です。管理したい鍵の本数や利用者数、利用頻度によって、必要な機能やシステム規模は大きく異なります。
また、誰がどの鍵を使えるのかといった権限設定や、利用履歴をどの程度まで管理したいのかも、事前に整理しておく必要があります。現在の管理方法で感じている課題や不便な点を洗い出しておくと、システム選定がスムーズになります。
操作性も重要なポイントで、現場の担当者や利用者が直感的に使えるかどうかは、使い勝手の良さに大きく影響します。操作が複雑なシステムは、定着せず形骸化してしまう可能性もあるため注意が必要です。
あわせて、将来的な拡張性や他システムとの連携可否、トラブル時のサポート体制なども確認しておくと安心です。導入後の運用まで見据えた検討が欠かせません。価格だけで判断せず、セキュリティ性、運用負荷、長期的な使いやすさを総合的に比較検討することが、鍵管理システム選びでは重要です。
おすすめの鍵管理システムを紹介
最後に、弊社で取り扱っているおすすめの鍵管理システムをご紹介します。本システムは、制御機能付き鍵収納キャビネットで、鍵の貸出・返却を一元管理できる点が特徴です。タブレットやPCから鍵の種類、貸与先、返却予定日を入力すると、該当する収納箇所のLEDが点灯し、必要な鍵をスムーズに取り出すことができます。
さらに、鍵タグをリーダーで読み取ることで、「誰が・いつ・どの鍵を使用しているか」といった履歴を自動で取得・管理でき、セキュリティ強化と業務効率化を同時に実現できます。
また、本システムはキャビネットサイズや収納本数、センサー付きパネル、キー形状への対応、運用フローに合わせたシステム仕様など、導入環境に応じた柔軟なカスタマイズが可能です。施設規模や管理ルールに合わせて最適な構成を設計できるため、工場・オフィス・公共施設など幅広い現場で活用されています。
鍵管理システムにご興味がございましたらぜひ詳細をご覧ください。
【参考仕様】
キャビネットサイズ：幅900×高さ1750×奥行450mm、収納本数：最大約400本
鍵管理システムの導入をお考えの場合には
鍵管理システムの導入は、セキュリティ対策の強化だけでなく、日々の管理業務を効率化し、運用の属人化を防ぐ有効な手段です。鍵の本数や利用者数、管理ルールは施設ごとに異なるため、自社の運用実態を整理したうえで、必要な機能や管理レベルを明確にすることが重要になります。
また、将来的な拡張や運用変更を見据え、柔軟にカスタマイズできるシステムを選ぶことで、長期的にも無理のない運用が可能になるでしょう。セキュリティ性と使いやすさの両立を重視し、自社に最適な鍵管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。